La conclusión debe poder reconstruirse
Un hallazgo profesional no debería depender de una nota aislada o de la memoria de quien preparó el informe. Debe conservar el soporte utilizado, el alcance de ese soporte y las decisiones de revisión.
Cuatro piezas distintas
- Evidencia: respuesta, archivo, fuente o registro que aporta información.
- Hallazgo: descripción de una situación que requiere análisis.
- Riesgo o control: valoración y medida relacionada, sujeta al criterio aplicado.
- Recomendación: acción propuesta, responsable, prioridad y seguimiento.
Separar las piezas evita que una observación se convierta directamente en una conclusión. También permite sustituir una evidencia, revisar una valoración o cerrar una acción sin sobrescribir el histórico.
Estados útiles
La evidencia puede estar pendiente de revisión, aceptada, rechazada o sustituida. El hallazgo puede requerir soporte, estar en revisión o quedar aprobado. El documento debe mostrar con claridad si utiliza un borrador o una versión aprobada.
Revisión humana
La IA puede sugerir una clasificación o resumir varias fuentes. La aceptación de la evidencia y la aprobación del hallazgo requieren una acción humana explícita. Si falta soporte, el sistema debe conservar el borrador y bloquear la aprobación, no completar la conclusión por su cuenta.
Resultado
La trazabilidad permite explicar qué se sabía, qué se interpretó, quién lo revisó y qué acción se acordó. Ese recorrido es más importante que acumular más documentos.