El inventario precede a la clasificación
No puedes justificar obligaciones o documentos aplicables si el sistema, su uso y las personas afectadas no están descritos con suficiente precisión. El inventario organiza ese contexto antes de emitir una conclusión.
Información mínima
- Nombre y finalidad del sistema.
- Proveedor, modelo o servicio utilizado.
- Usuarios internos y personas afectadas.
- Datos tratados y procedencia.
- Decisiones o procesos en los que interviene.
- Supervisión humana prevista.
- Territorio, integraciones y dependencias.
- Evidencias, contratos y documentación disponible.
Separar hecho e interpretación
El inventario registra hechos verificables y fuentes. El análisis posterior interpreta el rol, el uso, el riesgo y la aplicabilidad. Mantener ambos niveles separados evita que una ausencia documental se presente automáticamente como incumplimiento.
Versionar el uso
Un mismo producto puede utilizarse con finalidades y configuraciones distintas. El expediente debe conservar la fecha, la versión y el alcance revisado. Una actualización de la fuente o de la metodología no debería reescribir proyectos anteriores sin una decisión expresa.
Resultado orientativo
El inventario facilita la siguiente pregunta: qué necesita revisión y qué evidencia falta para justificar la aplicabilidad. No sustituye la validación jurídica, técnica o sectorial del caso.